Für freie Träger der Kinder- und Jugendhilfe
Website, Mitarbeiterportal und selbst gehostete Cloud – aus der Praxis der Jugendhilfe entwickelt.
Wir stellen anderen Trägern die digitale Struktur zur Verfügung, die wir für unseren eigenen Jugendhilfebetrieb entwickelt haben.
Ein Angebot der SPIELRAUM Jugendhilfe GmbH
| Mitarbeitende | Fall | Art | Zeit | Status |
|---|---|---|---|---|
| Jana Petersen | SR-26-002 | Betreuung ganztägig | 08:00–20:00 | erfasst |
| Murat Demir | SR-26-004 | Shuttle / Fahrdienst | 09:30–12:00 | erfasst |
| Leonie Hansen | SR-26-001 | Betreuung stundenweise | 14:00–18:00 | offen |
ℹ Alle dargestellten Namen, Fälle und Zahlen sind frei erfunden.
| Datum | Mitarbeitende | Fall | Dauer | Abrechnung |
|---|---|---|---|---|
| 20.07.2026 | Jana Petersen | SR-26-002 | 1 Tag | Tagessatz |
| 20.07.2026 | Murat Demir | SR-26-004 | 2,5 Std. | Stunden |
| 19.07.2026 | Leonie Hansen | SR-26-001 | 4,0 Std. | zu prüfen |
| 19.07.2026 | Jana Petersen | SR-26-002 | 1 Tag | Tagessatz |
ℹ Aus erfassten Einsätzen entstehen Monatsübersicht und Export — ohne zweite Excel-Liste.
| Fall | Letzter Bericht | Verfasst von | Zeitraum | Status |
|---|---|---|---|---|
| SR-26-001 | 20.07.2026 | Leonie Hansen | lückenlos | vollständig |
| SR-26-002 | 20.07.2026 | Jana Petersen | lückenlos | vollständig |
| SR-26-004 | 17.07.2026 | Murat Demir | 18.–19.07. fehlt | 2 Lücken |
ℹ Fehlende Berichte fallen sofort auf — statt erst beim Hilfeplangespräch.
| Fall-ID | Setting | Bezugsbetreuung | Nächstes HPG | Aufnahme |
|---|---|---|---|---|
| SR-26-001 | Mobile Hilfe | Leonie Hansen | 04.09.2026 | 8/8 |
| SR-26-002 | Stationär | Jana Petersen | 21.08.2026 | 8/8 |
| SR-26-004 | Clearing | Murat Demir | offen | 6/8 |
ℹ Namen liegen in den geschützten Stammdaten — im Arbeitsalltag genügt die Fall-ID.
| Mitarbeitende | Personalbogen | Führungszeugnis | Qualifikation | Status |
|---|---|---|---|---|
| Jana Petersen | ✓ | ✓ 03/2026 | ✓ Sozialpäd. | vollständig |
| Murat Demir | ✓ | ✓ 05/2026 | ✓ Erzieher | vollständig |
| Leonie Hansen | ✓ | — | ✓ B.A. | 1 offen |
ℹ Erinnerungen laufen automatisch — die Leitung sieht den Stand auf einen Blick.
ℹ Bei Vertragsende erhalten Sie Ihre Daten vollständig in offenen Formaten.
Ausgangslage
Die digitale Struktur dahinter sollte es nicht noch komplizierter machen. In vielen Trägern sieht der Alltag so aus:
Das System
Website, Portal und Cloud sind einzeln nutzbar — ihren größten Nutzen entfalten sie gemeinsam, weil dieselben Menschen damit arbeiten.
Die öffentliche Seite Ihres Trägers.
Der interne Arbeitsplatz Ihres Teams.
Dateien, Chat und Videokonferenzen in einer Umgebung.
Herkunft
SPIELRAUM ist selbst ein freier Träger. Die Infrastruktur ist zuerst für den eigenen Betrieb entstanden — weil vorhandene Lösungen entweder zu allgemein, zu kompliziert oder untereinander nicht verbunden waren.
Daraus wurde eine zusammenhängende Struktur aus öffentlicher Website, internem Portal und eigener Cloud. Genau diese Struktur stellen wir jetzt auch anderen Trägern zur Verfügung.
Wie das entstanden istCloud im Alltag
Berichte, Dienstpläne, Vorlagen und Teamkommunikation befinden sich in einer zentral verwalteten Umgebung – statt verteilt auf private Geräte und verschiedene Plattformen.
Vorlagen, Berichte und Dienstpläne liegen in klar benannten Ordnern — mit Rechten je Rolle statt „bitte nicht öffnen".
Dienstliche Absprachen laufen in der Trägerumgebung statt in privaten Messenger-Gruppen.
Dienste, Termine und Hilfeplangespräche gemeinsam sichtbar, auch auf dem Smartphone.
Aufnahmen, Anträge und Projekte als Aufgabenliste oder Board — mit klarer Zuständigkeit.
Fallbesprechungen und Termine mit Jugendämtern direkt im Browser, ohne zusätzliches Konto für Gäste.
Apps für iOS und Android, damit Unterlagen auch unterwegs erreichbar sind — ohne Umweg über private Geräte.
Datenhoheit & DSGVO
In der Jugendhilfe wird mit Angaben gearbeitet, die besonderen Schutz brauchen. Deshalb liegen Ihre Systeme nicht bei einem beliebigen Cloud-Anbieter, sondern auf Servern in Deutschland, die wir selbst betreiben — mit getrennter Umgebung je Träger. Wir versprechen keine absolute Sicherheit, aber nachvollziehbare Verhältnisse: Wer darf was sehen, wo liegen die Daten, und was passiert, wenn etwas schiefgeht.
Jeder Träger erhält eine eigene Instanz mit eigenen Benutzerkonten. Keine gemeinsame Datenbank mehrerer Träger.
Jede Person erhält ein eigenes Konto und sieht nur die Bereiche und Unterlagen, die sie für ihre Aufgabe benötigt.
Selbst gehostete Server, verschlüsselte Verbindungen, Zwei-Faktor-Anmeldung und geregelte Backups.
Ablauf
Wir schauen uns Größe, Angebote, Team und bisherige Arbeitsabläufe des Trägers an — bevor irgendetwas eingerichtet wird.
Website, Portal und Cloud werden technisch eingerichtet und visuell an Ihren Träger angepasst.
Formulare, Rollen, Vorlagen und bestehende Arbeitsabläufe werden übertragen — nicht ersetzt, sondern geordnet.
Die Mitarbeitenden werden geschult und in den ersten Wochen begleitet.
Pakete
Abhängig von Größe und Funktionsumfang · modular buchbar. Was Sie brauchen, klären wir vorher gemeinsam — nicht per Preisliste.
Für Träger, die zuerst nach außen sichtbar und anfragefähig werden wollen.
Später erweiterbar um Portal und Cloud.
Passende Lösung anfragenFür Träger, die Dateien und Kommunikation ordnen wollen.
Ergänzbar um Portal-Funktionen und Website.
Passende Lösung anfragenFür Träger mit wachsendem Team und steigendem Dokumentationsaufwand.
Sinnvoll kombinierbar mit der Cloud.
Passende Lösung anfragenFür neu gegründete oder wachsende Träger, die alles aus einer Hand wollen.
Ein Ansprechpartner für alle drei Bereiche.
Passende Lösung anfragenFür wen
Von Anfang an mit klarer Struktur starten, statt später aufzuräumen.
Professionelle Strukturen ohne eigene IT-Abteilung.
Dokumentation und Erfassung funktionieren auch unterwegs.
Einzelfallbezogene Dokumentation statt starrer Standardsoftware.
Berichte, Belege und Übergaben aus dem laufenden Betrieb heraus.
Dienst, Übergabe und Nachweise an einem Ort.
Häufige Fragen
Ja. Die drei Bereiche sind eigenständig nutzbar und lassen sich einzeln oder gemeinsam einführen. Viele Träger starten mit einem Bereich und ergänzen später.
Es ist für die Kinder- und Jugendhilfe entwickelt und dort am stärksten. Andere soziale Einrichtungen mit ähnlichen Abläufen können es ebenfalls nutzen — das klären wir im Erstgespräch.
Ja. Jeder Träger erhält eine getrennte Instanz mit eigenen Benutzerkonten und eigenen Daten. Es gibt keine gemeinsame Datenbank mehrerer Träger.
Vorhandene Dateien und Ordnerstrukturen lassen sich in die Cloud übernehmen, Benutzerkonten werden bei der Einrichtung angelegt. Den Umfang stimmen wir vorab ab.
Ja. Das Portal ist für die mobile Nutzung ausgelegt, für die Cloud gibt es zusätzlich Apps für iOS und Android.
Ja. Rollen, Rechte, Formularfelder und Vorlagen werden an die Abläufe Ihres Trägers angepasst.
Ja. Sie erhalten eigene Konten mit eingeschränkten Rechten — etwa nur für eigene Einsätze, Berichte und Abrechnungen.
Beides übernehmen wir im Rahmen der laufenden Betreuung. Sicherungen laufen regelmäßig und automatisiert, Updates werden eingespielt und geprüft.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre Größe, Ihre Angebote und Ihre bisherigen Abläufe an — und sagen offen, was sinnvoll ist und was nicht.